Communicatie instellingen

Communicatie instellingen voor medewerkers

 Communicatiestromen kunnen voor kantoorgebruikers op verschillende manieren worden ingericht. In dit artikel lichten we er drie uit die volgens PinkWeb ‘best practice’ zijn. Het gaat om portal-notificaties die een actie van een cliënt bevestigen of aandacht van een medewerker vereisen. 

Centraal

Bij centrale afhandeling van notificaties wordt er een algemene postbus (e-mailadres, bijvoorbeeld portal@kantoornaam.nl) aangemaakt waar alle notificaties binnenkomen. Deze postbus wordt vaak door het secretariaat beheerd. Voor deze postbus kunnen regels worden ingesteld, zodat notificaties waarvoor een actie nodig is gemakkelijk zijn te filteren.

Voor elke regel kan een aparte map worden aangemaakt binnen de postbus.

• Een regel is een actie die automatisch in Outlook wordt toegepast op verzonden of ontvangen e-mailberichten, op basis van voorwaarden die je opgeeft, zoals alle berichten van een bepaalde afzender verplaatsen naar een andere map dan het Postvak IN. Klik hier voor meer informatie over het instellen van regels in Outlook.

•  Regels die je kunt instellen met betrekking tot portal-notificaties zijn bijvoorbeeld:
  • Goedgekeurd maar fout bij verzending
  • Afgekeurd met opmerking
  • Een gebruiker heeft zijn/haar gegevens gewijzigd
  • Er is een bestand voor u op ‘naam platform’ geplaatst
  • Accordering van een Publicatiestuk
  • Verzoek voor extra informatie

Medewerkers van het secretariaat sturen de gefilterde notificatie door naar de relatiebeheerder van de betreffende cliënt.Zo heeft de relatiebeheerder toegang tot alle cliënten op het portaal, maar wordt deze niet overspoeld door notificaties over elk van deze cliënten. 

Als toevoeging op deze instelling kan een kantoorgebruiker kopieën van notificaties ontvangen voor geselecteerde cliënten. De kantoorgebruiker kan ingesteld worden als cliëntverantwoordelijke. Je krijgt dan de optie om een kopie te ontvangen van alle notificaties die betrekking hebben op deze cliënt.

Voordelen

• Secretariaat blijft fungeren als afdeling voor inkomende post
• Notificaties worden gefilterd op prioriteit: relatiebeheerder krijgt alleen een notificatie als er een actie nodig is
• Notificaties zijn centraal beschikbaar in een algemeen toegankelijke mailbox
• Medewerkers behouden toegang tot alle cliënten in het portaal

Nadelen

• Doorlooptijd voor doorsturen is langer
• Handmatige actie voor secretariaat

Afdeling

Met afdeling doelen we op accounts die worden ingezet als representant van een afdeling. Het is een stap tussen ‘individueel’ en ‘centraal’ in. Bijvoorbeeld: BTW gaat naar de afdeling boekhouding, LH gaat naar de afdeling lonen en IB en VpB gaan naar de afdeling Fiscaal.

De notificaties kunnen per afdeling worden afgevangen. De notificaties voor fiscaal en de BTW kunnen op verschillende postbussen binnenkomen. Op deze manier worden alle notificaties omtrent IB, VpB naar bijvoorbeeld fiscaal@kantoornaam.nl gestuurd. Hiervoor dient per afdeling een postbus aangemaakt te worden en dienen dekantoorgebruikers de juiste rechten te krijgen onder “Rechten accordering kantoorgebruikers”

De notificaties van deze postbussen kunnen worden gefilterd, zoals beschreven bij de Centrale communicatie. 

Voordelen

• Notificaties komen direct op de juiste afdeling terecht
• Snelle doorlooptijd

Nadelen

• De afdeling is zelf verantwoordelijk voor de afhandeling van de notificaties.
• Berichten zijn niet centraal beschikbaar.

Individueel

Als de relatiebeheerder (kantoorgebruiker) zelf de notificaties wil ontvangen, dan moet hij alleen cliënttoegang hebben tot zijn eigen cliënten. De relatiebeheerder ontvangt dan alle notificaties van deze cliënten.

Voordelen

• Direct de communicatie van de eigen cliënten.
• Snel kunnen schakelen tussen notificaties.

Nadelen

• Alleen toegang tot de eigen cliënten
• Je ontvangt alle mail van klanten. Geen filtering