HOE KAN IK DE COMMUNICATIE IN CLIENT ONLINE HET BESTE INSTELLEN?
Communicatiestromen in Client Online kunnen op verschillende manieren worden ingericht. In deze afbeelding lichten we er drie uit die volgens PinkWeb ‘best practice’ zijn.
CENTRAAL
Bij centrale afhandeling van notificaties wordt er een algemene postbus aangemaakt waar alle notificaties binnenkomen. Deze postbus wordt vaak door het secretariaat beheerd. Voor deze postbus kunnen regels worden aangemaakt, zodat notificaties waarvoor een actie nodig is makkelijk zijn te filteren.
Voor elke regel kan een aparte map worden aangemaakt binnen de postbus.
Regels die je kunt instellen zijn bijvoorbeeld;
- Goedgekeurd maar fout bij verzending
- Afgekeurd met opmerking
- Een gebruiker heeft zijn/haar gegevens gewijzigd
- Er is een bestand voor u op ‘naam platform’ geplaatst
- Accordering van een Publicatiestuk
- Verzoek voor extra informatie
Medewerkers van het secretariaat sturen de gefilterde notificatie door naar de betreffende relatiebeheerder. Zo kan de relatiebeheerder toegang houden tot alle cliënten van het kantoor, maar wordt deze niet overspoeld door notificaties.
Er zijn twee soorten regels in Outlook: regels op de server en regels op de cliënt. Kijk hier voor meer informatie.
Als toevoeging op deze instelling kan een kantoorgebruiker kopieën van notificaties ontvangen voor geselecteerde cliënten. Deze cliënten kunnen aan de kantoorgebruiker worden toegevoegd. De kantoorgebruiker ontvangt dan een kopie van alle notificaties die betrekking hebben op deze cliënt(en)
VOORDELEN
- Secretariaat blijft fungeren als orgaan voor inkomende post
- Notificaties worden gefilterd op prioriteit: men krijgt alleen een notificatie als er een actie nodig is
- Notificaties zijn centraal beschikbaar (i.v.m. vakanties, afwezigheid etc.)
- Medewerkers behouden toegang tot alle cliënten
NADELEN
- Doorlooptijd voor doorsturen is langer
- Handmatige actie voor secretariaat
AFDELING
Met afdeling doelen we op accounts die worden ingezet als representant van een afdeling. Het is een stap tussen ‘individueel’ en ‘centraal’ in. Bijvoorbeeld: BTW gaat naar de afdeling boekhouding, LH gaat naar de afdeling lonen en IB en VpB gaan naar de afdeling Fiscaal.
De notificaties kunnen per afdeling worden afgevangen. De notificaties voor Fiscaal en de BTW kunnen op verschillende postbussen binnenkomen. Op deze manier worden alle notificaties omtrent IB, VpB naar bijvoorbeeld fiscaal@kantoornaam.nl gestuurd. Hiervoor dienen per afdeling een postbus aangemaakt te worden en dienen de gebruikers binnen het platform welke gekoppeld aan deze postbus de juiste rechten te krijgen onder “Rechten accordering kantoorgebruikers”
De notificaties van deze postbussen kunnen worden gefilterd, zoals beschreven bij de Centrale communicatie.
VOORDELEN
- Notificaties komen direct op de juiste afdeling terecht
- Snelle doorlooptijd
NADELEN
- De afdeling is zelf verantwoordelijk voor de afhandeling van de notificaties.
- Berichten zijn niet centraal beschikbaar.
INDIVIDUEEL
Als de relatiebeheerder (kantoorgebruiker) zelf de notificaties wil ontvangen, dan moet hij alleen cliënttoegang hebben tot zijn eigen cliënten. De relatiebeheerder ontvangt dan alle notificaties van deze cliënten.
VOORDELEN
- Direct de communicatie van de eigen cliënten.
- Snel kunnen schakelen tussen notificaties.
NADELEN
- Alleen toegang tot de eigen cliënten
- Je ontvangt alle mail van klanten. Geen filtering
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.