Welke cliënten krijg je te zien in jouw autorisatieoverzicht? Het is mogelijk om e-mail notificaties te ontvangen over een selectie van cliënten, of over alle cliënten van het kantoor. In dit artikel wordt ingegaan op de mogelijkheden.
Optie 1: Medewerker met toegang tot selectie van cliënten
Wil je toegang behouden tot alle cliënten van jouw kantoor of vestiging, dan zijn notificaties niet met optie één in te regelen. Zie optie twee (onderstaand) voor het alternatief.
Hierbij heeft de kantoorgebruiker toegang tot een eigen groep cliënten. Je ontvangt een e-mail notificatie wanneer je een document moet autoriseren of ondertekenen. In het autorisatieoverzicht zie je de te ondertekenen documenten van jouw cliënten.
Maak voor de cliëntverantwoordelijke of vennoot een cliëntgroep aan. Deze groep bevat een selectie van cliënten voor een specifieke medewerker. De kantoorgebruiker krijgt toegang tot de cliënten die in zijn/haar groep staan. In onderstaande afbeelding zie je waar je op moet klikken om bij de betreffende instelling te komen.
- Selecteer een vestiging
- Geef de groep een herkenbare naam, zoals “cliënten van [naam medewerker]”
- Geef bij “functie” aan waar deze cliëntgroep voor dient. In dit geval “Selectie”
- Selecteer de cliënten die in de groep dienen te komen en sla de groep op:
Koppel hierna de kantoorgebruiker (medewerker) aan zijn of haar groep via:
- Beheer - Kantoorgebruikers - selecteer de kantoorgebruiker
- Tabblad Clienttoegang
- Gebruiker heeft toegang tot alle clienten = NEE
- Gebruiker heeft toegang tot cliënten van de volgende selectie - Selecteer de groep
Koppel de kantoorgebruiker aan zijn of haar groep
- Tabblad Cliëntverantwoordelijke
- Cliënten waarvoor de gebruiker verantwoordelijk is - selecteer dezelfde groep
Communicatie
Om de communicatie in te richten ga je naar het tabblad ‘Communicatieinstellingen’
Vink hier Accordering aan en sla de instellingen op.
Vervolgens kan je in de oude lay-out instellen over welke documenten de kantoorgebruiker notificaties dient te ontvangen. Tevens kan je hier instellen welke documenten de kantoorgebruiker mag ondertekenen of autoriseren.
- Oude Lay-out - Beheer - rechten accordering kantoorgebruikers.
- Indien deze optie niet aanstaat, vink “Specificeer accorderingsrechten per kantoorgebruiker” aan.
- Zoek de kantoorgebruiker op en klik op het plusje
Kies hier bij een of meerdere documenten de opties “Ontvangt notificaties” en “Autoriseert documenten”. De instellingen worden automatisch opgeslagen.
Let op: Wanneer de kolom “autoriseren” niet zichtbaar is, dan dient deze optie toegekend te worden in het Beheer van de portal. Dit doe je als volgt:
- Nieuwe lay-out - Beheer - Instellingen - Groepen - Kantoorgebruikers
- Selecteer de groep die de autorisatierechten dient te krijgen of maak een aparte groep aan.
- Kies het tabblad - Rechten
- Open Accordering: Accordering
- Vink de optie Autoriseren aan
- Sla de instellingen op
De kantoorgebruiker ontvangt nu een notificatie wanneer er een document klaarstaat om te ondertekenen. Tevens ontvangt men de bevestiging dat het document is ondertekend door de cliënt. Dit is eventueel met een regel op de mailbox uit te zetten. Deze notificaties zien er als volgt uit:
1000469_1: Er staat een document (Opdrachtbevestiging) ter autorisatie klaar op Pinkweb Demo portaal
1000469_1: Accordering van een document (Opdrachtbevestiging, 01-01-2023 t/m 31-01-2023): goedgekeurd
Optie 2 Medewerker heeft toegang tot alle cliënten
Hierbij heeft de kantoorgebruiker toegang tot alle cliënten van het kantoor. Je ontvangt dan notificaties over te ondertekenen documenten voor alle cliënten. In het autorisatieoverzicht kan gefilterd worden op een eigen selectie van cliënten, zodat je enkel de voor jou relevante documenten in dit overzicht ziet.
Richt de cliëntgroepen in zoals beschreven bij Optie 1 en koppel de kantoorgebruiker aan zijn/haar cliëntgroep:
- Beheer - Kantoorgebruikers - selecteer de kantoorgebruiker
- Tabblad Cliënttoegang
- Gebruiker heeft toegang tot alle cliënten = JA
- Tabblad Cliëntverantwoordelijke
- Cliënten waarvoor de gebruiker verantwoordelijk is - selecteer de selectiegroep van de betreffende kantoorgebruiker.
Autorisatierechten
Richt de autorisatierechten in voor de kantoorgebruiker:
-
Oude Lay-out - Beheer - rechten accordering kantoorgebruikers.
- Indien deze optie niet aan staat, vink je “Specificeer accorderingsrechten per kantoorgebruiker” aan.
- Zoek de kantoorgebruiker op en klik op het plusje
- Kies bij één of meer documenttypes de optie “Autoriseert documenten”. De instellingen worden automatisch opgeslagen.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.