Signing hub

Wat doet de koppeling?

De Signing hub wordt gebruikt om documenten ter accordering en/of ondetekening aan te bieden. Deze documenten kunnen via het lokale (kantoor) netwerk verzonden worden; handmatig inloggen in Pinkweb is niet nodig.

Hoe werkt de koppeling?

Deze koppeling ondersteunt zowel XBRL- als PDF documenten.

Medewerkers plaatsen het document op een share (bijvoorbeeld: P:\)  binnen je bestaande netwerk. Nieuwe documenten worden binnen 1 minuut ter accordering in Pinkweb geplaatst.

XBRL

Voor het aanbieden van XBRL documenten wordt er één map geconfigureerd. De koppeling controleert elke minuut of er nieuwe documenten in die map zijn klaargezet. De koppeling detecteert op basis van de inhoud van het XBRL-bestand om welk type document het gaat (ob, vpb, etc.) en voor welke cliënt deze bedoeld is.

 Voorbeeld:

• C:\Signing hub\
• C:\Documenten\Naar portal\

PDF

Voor elk documenttype wordt een map geconfigureerd. De mappenstructuur en de bestandsnaam moeten aan een aantal voorwaarden voldoen, namelijk:

1. In de mappenstructuur moet een map bestaan die het jaartal bevat;
2. Binnen de jaartal-map moet een map bestaan die de periode bevat;
3. De bestandsnaam moet een identificatienummer van de cliënt bevatten 
4. Dit identificatienummer dient als eerste in de bestandsnaam te staan, deze wordt gescheiden van de rest van de bestandsnaam door middel van een underscore (“_”).

Voorbeeld:

C:\Signing hub\Omzetbelasting\2023\januari\12345_document.pdf

 

C:\Signing hub\Omzetbelasting\	Basispad, wordt geconfigureerd door PinkWeb. Dit basispad wordt door de Signing hub gebruikt om het documenttype in te stellen.
2023\	Boekjaar. Alle mappen op deze plek in de mappenstructuur worden beschouwd als jaartal, en kunnen door jouw medewerkers zelf toegevoegd of verwijderd worden. De positie van het jaartal in de mappenstructuur wordt door PinkWeb geconfigureerd en kan afwijken van het voorbeeld.
januari\	Periode waarover het document gaat. Alle mappen op deze positie worden beschouwd als periode, en kunnen door de gebruikers van de Signing hub beheerd  worden. De positie van de periode in de mappenstructuur wordt door PinkWeb geconfigureerd en kan afwijken van dit voorbeeld.
12345	Identificatienummer van de cliënt in de bestandsnaam.
_	Scheidingsteken (underscore) tussen identificatienummer en de rest van de bestandsnaam.
document.pdf	Het overige gedeelte van de bestandsnaam

 

Indien het document een datum als periode heeft, dan dient er een map in de structuur aanwezig te zijn die de volledige van en tot datum bevat. De van en tot datum worden gescheiden door spatie koppelteken spatie (“ - “).

Voorbeeld:

C:\Signing hub\Jaarrekeningen\01-01-2022 - 31-12-2022\12345_document.pdf

Verzending en accordering

Wanneer het document  verwerkt is door de Signing hub en er is geen fout opgetreden, dan wordt het document verplaatst naar de map “Processed”. Als deze map nog niet bestaat, dan wordt deze automatisch aangemaakt op de locatie waar het document gevonden is.

Wanneer er een fout optreedt wordt het document verplaatst naar de map “Error”. Als deze map nog niet bestaat, dan wordt deze automatisch aangemaakt op de locatie waar het document gevonden is. Tevens wordt er een notificatie verzonden met meer informatie.

Als Pinkweb tijdelijk niet bereikbaar zou zijn, dan probeert de Signing hub het document opnieuw in Pinkweb te plaatsen. Het document wordt daarom niet verplaatst naar “Error”.

 Wanneer het document in de “Processed” of “Error” map staat, dan is dit document door de koppeling verwerkt. Er vindt geen status terugkoppeling plaats na het accorderen door de cliënt. De status van de accordering is te zien in het accorderingsoverzicht van Pinkweb.

Technische informatie

De data wordt verzonden via SOAP. Deze koppeling maakt gebruik van het iPaaS platform ‘Frends’.

Om de Signing hub te gebruiken dient er een Frends agent geïnstalleerd te worden op een server in het netwerk van het kantoor. 

Doordat de  Frends agent verbinding maakt naar buiten, hoeft er geen port forwarding plaats te vinden. De Frends agent draait als een service namens een (Windows) gebruiker. De systeembeheerder kan de rechten van deze gebruiker naar wens beperken, met inachtneming van de werking van de gewenste koppeling. 

Meer informatie over de werking van een Frends agent is beschikbaar via de documentatie van Frends.

Voorbereiding implementatie

De koppeling moet geïnstalleerd worden op een server welke aan de volgende eisen voldoet:

• Windows Server 2016 (of hoger)
• .NET framework 4.7.1
• Bij voorkeur 4vcpu, 8GB RAM geheugen, 1 GB hardeschijfruimte
  Het hangt sterk af van de hoeveelheid documenten en het gebruik van de koppeling hoeveel geheugen en andere resources benodigd zijn.
• Outbound internet toegang via poort 443 (voor https) en poorten 9350 t/m 9354, poort 5671 en 5672 (voor Azure service bus zonder restrictie op IP adressen)
• Een Windows gebruiker namens wie de service draait, met lees-toegang tot de benodigde mappen op het netwerk, en schrijf-toegang tot de benodigde mappen op het netwerk.

Foutmeldingen

Wanneer er iets mis gaat, ontvang je een e-mail notificatie met meer informatie. 

Controleer het volgende:

• Staat het bestand dat opgepakt dient te worden in de juiste mappenstructuur? 
• Een bestand mag niet groter zijn dan 50 MB.
• Bestanden in het formaat XBRL of PDF worden geaccepteerd; alle overige bestandsformaten zullen een foutmelding geven.
• Is de Frends agent service nog actief op jouw netwerk?
• Heeft de Frends agent service gebruiker toegang tot de juiste mappen en bestanden?
• Bestaat de cliënt met het identificatienummer in de bestandsnaam ook in Pinkweb?

Kom je er niet uit? Neem contact op met PinkWeb Support.

FAQ

Hoe plaats ik een document opnieuw?

Plaats het gecorrigeerde document opnieuw in de oorspronkelijke map.

Welke documenten kan ik ter accordering aanbieden in Pinkweb?

Welke periodes worden ondersteund?