Sharepoint: Algemene informatie

Informatie voor gebruikers van de Sharepoint koppeling

Dit document is van toepassing op de Sharepoint Graph koppeling

Bijgewerkt op: 21 Feb 2025

Functies

De koppeling met Sharepoint voorziet standaard in de volgende mogelijkheden:

1. Delen van documenten vanuit Sharepoint via PinkWeb met de client;
2. Automatisch notificeren van de client over nieuwe gedeelde documenten en aangepaste documenten;
3. Ontvangen van dossier uploads door de client;
4. Ontvangen van geaccordeerde documenten.

Optionele functies

Optioneel biedt de koppeling de volgende mogelijkheden:

1. Automatisch aanmaken van mappen voor clienten en onderliggende structuur in Sharepoint;
2. Het ter accordering of ondertekening aanbieden van documenten vanuit Sharepoint.
   
   

Hoe werkt de koppeling

Bij het openen van een dossier in PinkWeb wordt de informatie over het dossier, live en direct opgehaald uit Sharepoint.

Het PinkWeb portaal stuurt een verzoek naar de koppeling om de map op te halen. De koppeling doet een verzoek aan Sharepoint op basis van het ID/NR dat van de client bekend is in PinkWeb.

Indien de client gevonden wordt in Sharepoint, zal de betreffende map inhoud getoond worden.

Alleen bestanden en documenten met de eigenschap Portal op “Ja”, “Yes”, “ja” of “yes” worden door de koppeling geretourneerd aan PinkWeb.

Inrichtingsmogelijkheden

De koppeling kan globaal op twee manieren worden ingericht.

Manier 1: Een site per client aanmaken

De koppeling kan overweg met een site per client. Dat betekent dat elke client in PinkWeb dient te beschikken over een eigen Sharepoint site.

De naam van de documentenbibliotheek dient voor alle sites hetzelfde te zijn.

De koppeling gebruikt het ID/NR veld van de client in PinkWeb en matched deze tegen het ID van de Sharepoint site.

Om de consistentie van de koppeling te kunnen garanderen moet dit ID exact overeenkomen met het ID/NR in PinkWeb.

Het voordeel van deze optie is dat er veel vrijheid is om toegangsrechten voor individuele medewerkers in te stellen, waardoor niet elke medewerker van het kantoor toegang heeft tot elk dossier.

Het nadeel van deze optie is dat het lang duurt voor de koppeling om notificaties naar clienten te sturen. Er is in Sharepoint geen mogelijkheid om voor alle clienten in een keer de gewijzigde documenten op te halen. Bij een kantoor van ongeveer 500 clienten duurt dit tot een uur langer dan bij kantoren met een andere inrichting.

Tevens is het bij deze inrichting niet mogelijk om de mappenstructuur automatisch door de koppeling in te stellen.

Manier 2: Een map per client aanmaken

De koppeling kan het beste overweg met een site waarin alle clienten een eigen map hebben. De naamgeving van de map is een essentieel onderdeel van de bescherming van clientgegevens.

De naamgeving van de clientmappen wordt meestal op de volgende manier opgebouwd:

[Client naam] - [ID/NR] 

Of
[ID/NR] - [Client naam]

De koppeling maakt gebruik van patroon herkenning om het ID/NR te vinden in de naam van de clientmap. Dit ID/NR moet exact overeenkomen met het ID/NR van de client in PinkWeb.

De koppeling kan tevens overweg met andere patronen, zoals zonder streepje, of andere scheidingstekens tussen de naam van de map en het ID/NR.

Het voordeel van deze optie is dat het kantoor de bestaande eigen mappenstructuur kan blijven gebruiken, en de koppeling hier op in kan haken. Tevens kan een medewerker, omdat dit de bestaande structuur betreft, na het aanpassen van een document, deze direct via PinkWeb delen met de client.

Het nadeel van deze optie is dat het in Sharepoint lastiger is om per medewerker van het kantoor te bepalen waar deze toegang tot krijgt.

Manier 3: Een aparte PinkWeb site

De koppeling kan ingericht worden om een aparte site voor PinkWeb documenten te gebruiken.

Deze manier is grotendeels gelijk aan manier 2, met als belangrijkste verschil dat op de PinkWeb site alleen documenten staan die via PinkWeb gedeeld en ontvangen moeten worden.

Het nadeel van deze inrichting is dat medewerkers van het kantoor naar de PinkWeb site in Sharepoint moeten navigeren en bestanden mogelijk tussen verschillende sites moeten kopiëren om deze te delen via PinkWeb.

Wanneer er in deze site wordt gekozen om de kolom Portal standaard op “Ja” te zetten, heeft dat gevolgen voor documenten die naar andere sites worden gekopieerd, omdat Sharepoint de waarde van deze kolom per document onthoudt.

Implementatie

De consultant van PinkWeb begeleidt de implementatie van deze koppeling, en zal de nodige instellingen doen in PinkWeb om dit mogelijk te maken.

Voor het functioneren van de koppeling wordt gebruikgemaakt van Microsoft Entra ID (https://entra,microsoft.com).

Een kantoor dat beschikt over Sharepoint, beschikt ook over Microsoft Entra ID.

In Microsoft Entra ID dient een app geregistreerd te worden voor PinkWeb, waaraan een authenticatie token wordt gekoppeld.

Aan deze app worden tevens de toegangsrechten tot Sharepoint gekoppeld.

Voor het instellen van deze app dient mogelijk de IT beheerder ingeschakeld te worden.

De consultant van PinkWeb beschikt over een implementatiehandleiding welke doorlopen dient te worden.

Meer informatie

Voor meer informatie, en voorbeelden van de koppeling met Sharepoint, zie: https://support.pinkweb.nl/hc/nl/articles/16711639498132-SharePoint 

Voor informatie over het ter accordering / ondertekening aanbieden van document vanuit Sharepoint, zie: https://support.pinkweb.nl/hc/nl/articles/16136690275732-Sharepoint-Signing-Hub 

Of neem contact op met PinkWeb.