Afas CRM

Contactgegevens

Support

Functionele beschrijving

Deze koppeling maakt het mogelijk om NAW-gegevens van de relaties en contactpersonen in Afas te uploaden naar de portal.

Synchronisatie

Stappenplan inrichting

1. Maak een GetConnector aan en noem deze PINKWEB_Clienten
2. Maak in deze GetConnector de volgende velden beschikbaar:
   
   

   Veld in AFAS	Veld in Client Online	Opmerkingen
   Verkooprelatie	ID/NR
   afasCoSubofficeId	Vestiging	Dit veld kan gebruikt worden om een cliënt aan een andere vestiging te koppelen, maar is niet vereist.
   Debiteurnaam	Naam
   BezoekadresStraat	Bezoekadres Straat
   BezoekadresHuisnr	Bezoekadres Huisnummer
   BezoekadresHuisnrToev	Bezoekadres Huisnummer Toevoeging
   BezoekadresPostcode	Bezoekadres Postcode
   BezoekadresWoonplaats	Bezoekadres Plaats
   BezoekadresLandnaam	Bezoekadres Land
   PostadresStraat	Postadres Straat
   PostadresHuisnr	Postadres Huisnummer
   PostadresHuisnrToev	Postadres Huisnummer Toevoeging
   PostadresPostcode	Postadres Postcode
   PostadresWoonplaats	Postadres Plaats
   PostadresLand	Postadres Land
   Telefoon_werk	Telefoonnummer
   Fax_werk	Faxnummer
   EmailWerk	E-mail adres
   FiscaalNummer	RSIN
   BSN	Burgerservicenummer
   Omzetbelastngnummer	Omzetbelastingnummer	AFAS dient het veld inclusief spelfout beschikbaar te stellen in de GetConnector.
   Loonheffingennummer	Loonheffingennummer
   KvKnr	KVK-nummer
   BrancheCode	SBI code
   DatumGewijzigd	Gewijzigd op	Dit veld wordt gebruikt om wijzigingen in cliëntgegevens op te halen.
   PortalBasis	Groep	Dit veld dient de letter “J” te bevatten wanneer de cliënt aan de groep “Basis” gekoppeld dient te worden. Er dient minimaal één groep opgegeven te worden.
   PortalEinddatum	-	Wanneer de datum die hier is ingevuld kleiner is dan de tijd waarop de cliënten worden opgehaald, wordt de cliënt verwijderd.

   
   
   
3. Wanneer de GetConnector is aangemaakt, dient er een tweede GetConnector aangemaakt te worden voor het importeren van cliëntgebruikers. Noem deze PINKWEB_Contacten.
4. Maak in deze GetConnector de volgende velden beschikbaar:
   
   

   Veld in AFAS	Veld in Client Online	Opmerkingen
   OrganisatiePersoon	Gekoppelde cliënt	Dit veld wordt gebruikt om de cliëntgebruiker aan de juiste cliënt te koppelen.
   GekoppeldePersoon	ID/NR
   EmailWerk	E-mail adres	Dit veld dient bij alle gebruikers ingevuld te zijn.
   GeslachtCode	Geslacht
   Roepnaam	Voornaam
   Voorletters	Voorletters
   Voorvoegsel	Voorvoegsel
   Achternaam	Achternaam
   TelefoonWerk	Telefoonnummer
   MobielWerk	Mobiel telefoonnummer	Dit veld wordt gebruikt voor 2 factor authenticatie.
   DatumGewijzigd	Gewijzigd op	Dit veld wordt gebruikt om wijzigingen in cliëntgebruikersgegevens op te halen.
   PortalEinddatum		Wanneer de datum die hier is ingevuld kleiner is dan de tijd waarop de cliëntgebruikers worden opgehaald, wordt de cliëntgebruiker ontkoppelt van de cliënt.

   
   
   
5. Wanneer beide GetConnectoren zijn aangemaakt, dienen deze toegevoegd te worden aan de AppConnector. Open het beheer van de AppConnector via Algemeen -> Beheer -> AppConnector.
6. Vink op het tabblad GetConnectoren de beide GetConnectoren aan die toegevoegd moeten worden aan de AppConnector.
7. Ga naar het tabblad Gebruikerstokens en autoriseer een gebruiker namens wie Client Online de cliënten en cliëntgebruikers mag ophalen.
8. In de laatste stap van het proces wordt een token gegenereerd, dit token wordt eenmalig door AFAS verstrekt. Bewaar dit token op een veilige plek, deze is later nodig om de koppeling te activeren.
10. Geef de volgende gegevens door aan de consultant van PinkWeb, de consultant zal de koppeling in Client Online verder inrichten:
    
    

    Omgevingsnummer	Dit nummer hebben we nodig zodat Client Online verbinding kan maken met de juiste omgeving van AFAS
    Token (zonder XML)	Dit token hebben we nodig om namens een gebruiker in AFAS de cliënt- en cliëntgebruikersgegevens op te mogen halen
    ID van GetConnector voor cliënten	Wanneer je dezelfde naamgeving hebt aangehouden als hierboven beschreven is het ID: “PINKWEB_Clienten”.
    ID van GetConnector voor cliëntgebruikers	Wanneer je dezelfde naamgeving hebt aangehouden als hierboven beschreven is het ID: “PINKWEB_Contacten”

FAQ

Er worden geen cliënten in Client Online aangemaakt, wat nu?
Open de GetConnector “PINKWEB_Clienten” en ga naar Gegevens. klik twee keer op Volgende en vervolgens op Voorbeeld. Controleer in de tabel of de cliënt minimaal een naam, verkooprelatienummer, en bezoekadres heeft. Controleer ook welke datum er wordt aangegeven in het veld DatumGewijzigd. Is dit langer dan een week geleden, pas de cliënt dan aan in AFAS en controleer of de datum is aangepast.

Er worden geen cliëntgebruikers aangemaakt, wat nu?
Voor particuliere cliënten kunnen er door de koppeling geen cliëntgebruikers aangemaakt worden. Wanneer een cliëntgebruiker van een zakelijke cliënt toegang dient te krijgen tot een particuliere cliënt, kun je deze aan elkaar koppelen in Client Online.

Gaat het om een zakelijke cliënt, controleer dan in de GetConnector “PINKWEB_Contacten” onder Gegevens -> Voorbeeld of het EmailWerk veld bij de betreffende cliëntgebruiker is ingevuld. Daarnaast hebben we minimaal een achternaam nodig. Controleer tot slot welke datum er wordt aangegeven in het veld DatumGewijzigd. Is dit langer dan een week geleden, pas de contactpersoon dan aan in AFAS en controleer of de datum is aangepast.

Kunnen cliënten door de koppeling in groepen worden geplaatst?
Zeker! Je kunt in AFAS bij Organisatie/Personen een veld toevoegen genaamd Portal[groepsnaam] bijvoorbeeld: PortalBasis. De waarde van dit veld die “J” te zijn (niet true) om een cliënt in deze groep te koppelen. Dit veld dien je mee te sturen in de GetConnector PINKWEB_Clienten. In Client Online dien je een groep aan te maken met ID/NR “[groepsnaam]” bijvoorbeeld: “Basis”.

Kan ik filteren welke cliënten of cliëntgebruikers worden aangemaakt in Client Online?
Ja, dat kan. Je kunt dit het beste instellen door de GetConnector PINKWEB_Clienten te openen voor het beperken van de cliënten, of PINKWEB_Contacten voor het beperken van de cliëntgebruikers. Klik op de knop Gegevens en ga naar het tabblad Filter om een filter aan te maken. Zie voor meer informatie over filters in AFAS help.afas.nl.

Hoe kan ik cliënten en cliëntgebruikers verwijderen uit Client Online?
Stel de PortalEinddatum in bij de cliënt dan wel de cliëntgebruiker in AFAS. Er dient in Client Online een filter ingesteld te worden om deze functie te activeren. Neem hiervoor contact op met je accountmanager.