Afas CRM

Wat doet de koppeling?

De naw- en fiscale gegevens (CRM) van relaties en contactpersonen in AFAS worden gesynchroniseerd met Pinkweb.

Hoe werkt de koppeling? 

In AFAS wordt een nieuw vrij veld geconfigureerd, op zowel de relatie- als de contactkaart. Meestal noemen we dit veld “Pinkweb”. Zet een vinkje bij “Pinkweb” en de relatie en/of contactpersoon worden gesynchroniseerd.

Technische informatie

Pinkweb stelt twee GetConnectors beschikbaar. In de connectors zijn de benodigde velden  aanwezig. Deze connectors worden in de AFAS omgeving geïmporteerd en op maat geconfigureerd in samenwerking met een Pinkweb consultant.

De koppeling synchroniseert de klantgegevens in AFAS elke dag, iedere twee uur, op de vijftigste minuut (02.50 uur, 04.50 uur, etc.) met Pinkweb. 

Er wordt niets gesynchroniseerd van Pinkweb naar AFAS. Als een cliënt  een adreswijziging invoert in Pinkweb, dan worden geselecteerde medewerkers daarvan op de hoogte gesteld door middel van een e-mailnotificatie. In de notificatie wordt de wijziging weergegeven; deze dient overgenomen te worden in AFAS.

Voorbereiding implementatie

Na het importeren van de Getconnectors in AFAS moeten enkele gegevens worden geconfigureerd in Pinkweb. Geef deze tijdens de implementatie door aan de Pinkweb consultant.

Technische eisen

Er zijn geen aanvullende technische eisen.

Foutmeldingen

Klik hier voor een lijst met foutcodes. Deze codes worden gebruikt in de e-mail notificaties van Pinkweb.

FAQ

Waarom worden er geen cliënten in Pinkweb aangemaakt?

Open de GetConnector “PINKWEB_Clienten” en ga naar "Gegevens". klik twee keer op "Volgende" en vervolgens op "Voorbeeld". Controleer in de tabel of de cliënt minimaal een naam, verkooprelatienummer, en bezoekadres heeft. Controleer ook welke datum er wordt aangegeven in het veld "DatumGewijzigd". Is dit langer dan een week geleden, pas de cliënt dan aan in AFAS en controleer of de datum vernieuwd is.

Waarom worden er geen cliëntgebruikers aangemaakt in Pinkweb?

Voor particuliere cliënten kunnen er door de koppeling geen cliëntgebruikers aangemaakt worden. Wanneer een cliëntgebruiker van een zakelijke cliënt toegang dient te krijgen tot een particuliere cliënt, dan kan je deze aan elkaar koppelen in Pinkweb.

Gaat het om een zakelijke cliënt, controleer dan in de GetConnector “PINKWEB_Contacten” onder "Gegevens" -> "Voorbeeld" of het “EmailWerk” veld bij de betreffende cliëntgebruiker is ingevuld. Daarnaast is een achternaam verplicht. 

Controleer ook welke datum er wordt aangegeven in het veld “DatumGewijzigd”. Is dit langer dan een week geleden, pas dan de contactpersoon aan in AFAS en controleer of de datum vernieuwd is.

Kunnen cliënten door de koppeling in groepen worden geplaatst?

Zeker! Je kunt in AFAS bij Organisatie/Personen een veld toevoegen genaamd "Portal[groepnaam]" bijvoorbeeld: “PortalBasis”. 

De waarde van dit veld dient “J” te zijn (dus niet “true”) om een cliënt in deze groep te koppelen. Dit veld kan meegestuurd worden in de GetConnector “PINKWEB_Clienten”. In Pinkweb dien je een groep aan te maken met ID/NR “[groepnaam]” bijvoorbeeld: “Basis”.

Kan ik filteren welke cliënten of cliëntgebruikers worden aangemaakt in Pinkweb?

Ja, dat kan. Je kunt dit het beste instellen door de GetConnector “PINKWEB_Clienten” te openen voor het beperken van de cliënten, of “PINKWEB_Contacten” voor het beperken van de cliëntgebruikers. Klik op de knop “Gegevens” en ga naar het tabblad “Filter” om een filter aan te maken. Klik hier voor meer informatie over filters in AFAS.

Hoe kan ik cliënten en cliëntgebruikers verwijderen uit Client Online?

Stel de “PortalEinddatum” in bij de cliënt en/of de cliëntgebruiker in AFAS. Er dient in Pinkweb een filter ingesteld te worden om deze functie te activeren. Neem hiervoor contact op met je accountmanager.