Hoe onderteken ik PDF's met de ValidSign integratie?

• Een abonnement op Client Online (Professional of hoger)
• Een abonnement op ValidSign

• Een token van ValidSign moet worden verwerkt in de configuratie van Client Online. Dit kunt u laten verzorgen door support@pinkweb.nl of uw PinkWeb consultant. De token wordt verstrekt door ValidSign (vraag uw ValidSign consultant).

• Via Accordering -> Instellingen -> Accorderingsrechten kan worden ingeregeld welke kantoorgebruiker welk type document mag autoriseren (en dus mag ondertekenen). Het is ook mogelijk om in te stellen dat alle gebruikers alles mogen ondertekenen (Vink 'Het specificeren van autorisatie rechten' uit).

Bij alle gebruikte gebruikers in het proces moet de voornaam zijn ingevuld.

Ieder PDF bestand kan gebruikt worden in het ondertekeningsproces. Het is ook niet nodig om speciale elementen toe te voegen aan het PDF bestand. Let er wel op dat het PDF document niet beveiligd is tegen schrijven of al handtekeningen bevat die via een ander pakket zijn toegevoegd.

Voor bestaande gebruikers: de elementen /signer1/ en /signer2/ worden niet meer gebruikt.

In de nieuwe lay-out: plaats het document via Accordering->Overzicht met de knop ‘Nieuw document’.

Kies in stap 2 voor 'Handtekening vereist': Ja.

In de laatste stap krijgt u de melding dat het document nog naar autoriseren gaat.

Het zojuist geplaatste document is in het overzicht Autoriseren oranje gekleurd om aan te geven dat het nog ondertekend moet worden.

Klik op het vinkje voor het document om het ondertekeningsproces te starten. U wordt bij ValidSign aangemeld met het e-mailadres van de op dat moment ingelogde kantoorgebruiker.

Klik na het ondertekenen op sluiten. Vraag nu een SMS-code aan en stuur het document in.

De cliënt accordeert het document op de gebruikelijke wijze. De cliënt krijgt niet te zien dat er gebruik wordt gemaakt van ValidSign en hoeft geen extra handelingen te verrichten.

Je kunt het document op de gebruikelijke manier bekijken. de handtekeningen zijn als volgt verwerkt.

Download het document en open het in Acrobat Reader om te constateren dat de handtekeningen geldig zijn. Dit hoef je uiteraard niet iedere keer te doen.

• Cliënt waarvoor geplaatst wordt en kantoor waarmee geplaatst wordt moeten een e-mailadres hebben en die moeten verschillen van elkaar.
• Het e-mailadres van de cliëntgebruiker mag niet gelijk zijn aan het e-mailadres van de kantoorgebruiker.
• Het e-mailadres van de cliëntgebruiker mag niet gelijk zijn aan het e-mailadres van de cliënt tenzij de cliëntgebruiker moet accorderen.
  LET OP: Is er een 2de cliëntgebruiker die ook moet  accorderen dan zal deze een ander e-mailadres moeten hebben dan de 1ste cliëntgebruiker.
• Het e-mailadres van de eigenaar van het account bij ValidSign mag niet hetzelfde zijn als het e-mailadres van de kantoorgebruiker waarmee de ondertekening wordt uitgevoerd en het algemene e-mailadres dat is ingevuld bij de adresgegevens van het kantoor.
• Documenten die uit een extern pakket worden ingestuurd kunnen nog niet worden gemarkeerd als te ondertekenen. Ondertekening werkt dus alleen bij via de webinterface plaatsen van het document.
• Ondertekening door de cliënt via de App leidt niet tot een handtekening in de PDF. Het document gaat wel het reguliere accorderingsproces door.
• Bij alle gebruikte gebruikers in het proces moet de voornaam en initialen zijn ingevuld (dit zijn verplichte velden binnen ValidSign).