PinkWeb verstuurt diverse notificaties. Omdat niet iedereen op de hoogte hoeft te worden gehouden over elke gebeurtenis, kan je tot op zekere hoogte instellen wie wat ontvangt. In dit artikel leggen we uit hoe communicatie werkt en hoe kan worden geconfigureerd wie wat ontvangt.
De basis voor communicatie binnen PinkWeb:
Er zijn 3 basisregels:
- Notificaties worden enkel verzonden op gebruikersniveau en nooit op cliëntniveau.
- Iemand kan enkel notificaties ontvangen over een bepaalde client als die persoon ook toegang heeft tot de desbetreffende client (of cliëntverantwoordelijke is).
- Notificaties worden over het algemeen verzonden op basis van de verschillende modules binnen PinkWeb.
Deze 3 basisregels zijn voor zowel kantoorgebruikers als clientgebruikers nagenoeg hetzelfde.
Om de communicatie instellingen aan te passen moet er dus eerst gekeken worden naar het account van iemand.
1. Zoek onder 'Beheer' de gewenste Client- of kantoorgebruiker op en bewerk het account.
Voor onderstaande voorbeeld gebruiken we gemakshalve een kantoorgebruiker.
2. Zorg bij 'Clienttoegang' dat de gebruiker toegang heeft tot de juiste cliënten:
3. Kies nu bij 'Communicatie instellingen' voor welke module er notificaties moeten worden ontvangen:
In bovenstaande plaatje worden een aantal modules getoond.
Welke er worden getoond is afhankelijk van de rechten waar iemand toegang toe heeft. In het plaatje zijn de volgende te zien:
Alle Modules - Alle beschikbare modules
Nieuws - Notificaties met betrekking tot nieuws, mailings, etc.
Accordering - Notificaties met betrekking tot te accorderen/gedeponeerde documenten, deponeringen.
Dossier - Notificaties over in het dossier geplaatste documenten
Beheer - Notificaties met betrekking tot Beheer instellingen
Catch-all - Alle overige notificaties
Gebruiker Pietje Puk uit het voorbeeld heeft Accordering, Dossier en Catch-all aangevinkt en krijgt dus notificaties over te accorderen/gedeponeerde stukken, documenten die in het dossier worden geplaatst en 'overige mail'.
Geavanceerde mail instellingen:
Bovenstaande basis instellingen zijn verder te configureren voor de volgende 3 functies:
-Notificaties over specifieke te accorderen document types
-Cliëntverantwoordelijke notificaties
-Koppelfout notificaties
Notificaties over specifieke document types
Je kan per document type instellen waarover wordt geïnformeerd.
Hier zit het eerste grote verschil tussen kantoor- en cliëntgebruikers.
Voor kantoorgebruikers:
Dit is te vinden onder 'Accordering' -> 'Instellingen' -> Accorderingsrechten
In de eerste kolom 'E-mail notificaties' kunnen naar wens diverse document types worden aangevinkt waarover de gebruiker op de hoogte wil blijven.
De document types zijn opgesplitst in 3 hoofdcategorieën: 'Fiscaal', 'Jaarwerk' & 'Overig'
Klik op het pijltje achter elke categorie om de individuele document types te zien/selecteren:
Voor cliëntgebruikers:
Bij cliëntgebruikers is het ook afhankelijk van de accorderingsrechten. Zolang iemand minimaal 'Inzien rechten' heeft zal er een mail worden gestuurd.
1. Kies de cliënt waar de gebruiker bij hoort en bewerk deze:
2. kies de onder Accordering -> Rechten de optie Twee-factor en selecteer de gewenste documenttypes bij de gebruiker om wie het gaat.
Cliëntverantwoordelijke notificaties
Een kantoorgebruiker kan instellen dat hij/zij een kopie krijgt van elke cliënt waar hij specifiek verantwoordelijk voor is.
Dat kunnen zowel mailtjes zijn die van kantoor naar cliënt gaan en vice versa.
1. Bewerk hiervoor weer de kantoorgebruiker en ga naar 'Cliëntverantwoordelijke':
2. Selecteer eerst de gewenste cliënten waar een kopie van de notificatie over moet worden ontvangen:
3. Selecteer daarna of het om mail van cliënten -> kantoor (A) gaat, mail van kantoor -> cliënten (B), of beide:
4. Klik daarna op 'Cliëntverantwoordelijke opslaan'
Koppelfout notificaties
Als er koppelingen zijn binnen PinkWeb met andere applicaties en iemand moet op de hoogte blijven van eventuele fouten in de communicatie daartussen is het verstandig om een gebruiker in te richten waar zogenaamde koppelfouten heen gaan.
1: Open Beheer -> Instellingen -> Portaal:
Zet bij de onderste optie 'Stuur email met koppelfouten' een vinkje en kies een gebruiker die de koppelfouten moet ontvangen.
Let op! Zijn er meerdere vestigingen dan moet het voor elke vestiging apart worden ingesteld.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.