Wat doet de koppeling?

De Signing Hub voor Sharepoint wordt gebruikt om documenten ter accordering en/of ondertekening aan te bieden in Pinkweb. Deze documenten kunnen vanuit Sharepoint direct in Pinkweb geplaatst worden.

Hoe werkt de koppeling?

• Plaats een document in een cliëntmap in Sharepoint
•  Stel het veld “ Signing Hub” in op “Aanbieden ter ondertekening”

• Het document wordt in Sharepoint binnen 1 minuut  op “Processing” gezet. 

Zodra het document door de koppeling is verwerkt krijgt de cliënt  een notificatie van Pinkweb met als onderwerp: “Er staat een document [documenttype] ter accordering klaar op [naam portaal]”. 

• De status  in Sharepoint wijzigt in  “Te ondertekenen”

De Sharepoint signing hub ondersteunt zowel PDF documenten als XBRL bestanden. Het documenttype en de periode worden door Pinkweb automatisch ingevuld op basis van de inhoud van het bestand.

Technische informatie

De data wordt verzonden via SOAP. Deze koppeling maakt gebruik van het iPaaS platform ‘Frends’.

• Voor deze integratie gebruiken wij SharePoint App-Only Principal
• Het betreft een cloud-integratie, er wordt niks geïnstalleerd op je server of netwerk

De consultant van PinkWeb richt de koppeling in. Wijzigingen in de configuratie kunnen worden aangevraagd via Support.

Voorbereiding implementatie

De Sharepoint signing hub werkt in combinatie met de Sharepoint dossier koppeling. Pinkweb biedt hiermee een naadloze integratie waarmee documenten gedeeld en ondertekend kunnen worden vanuit jouw vertrouwde Sharepoint omgeving.

• In Sharepoint dient in elke cliëntenmap een submap te bestaan waarin Pinkweb uploads en geaccordeerde documenten kan plaatsen. Per documenttype kan dit een andere map zijn.

Foutmeldingen

Zodra het document verwerkt is door de Sharepoint Signing Hub en er is geen fout opgetreden, dan verandert de status in Sharepoint in “Te ondertekenen”.

Als er een fout optreedt, dan verandert de status in “Integration error”. Een beheerder van Pinkweb ontvangt een e-mail met meer informatie over de foutmelding.

Als PinkWeb tijdelijk niet bereikbaar zou zijn, dan probeert de Sharepoint Signing Hub het document opnieuw in PinkWeb te plaatsen. De status van het document blijft dan op “Processing” staan.

Wanneer het document op “Te ondertekenen” of “Integration error” staat, dan is het document door de koppeling verwerkt. De status van de  accordering is te zien in het accorderingsoverzicht van PinkWeb.