Wat is SBR Assurance?

Middels SBR Assurance kan de controlerend accountant een SBR-verklaring verstrekken bij een SBR jaarrekening. Het publicatiestuk wordt voorzien van een detached signature, oftewel een elektronische handtekening.

Digipoort valideert de aangeleverde bestanden en levert deze af bij de Kamer van Koophandel.

Hoe werkt het?

Wanneer de jaarrekening van een cliënt is opgesteld dan dient deze, in geval van een middel- of grote onderneming te worden voorzien van een accountantsverklaring, waarin de accountant verklaart wat hij heeft gecontroleerd en wat het oordeel is met betrekking tot de echtheid van de jaarrekening. 

Deze verklaring dient door de accountant te worden ondertekend middels zijn handtekening waardoor vast staat dat hij de jaarrekening echt heeft gecontroleerd, en naar alle redelijkheid mag worden aangenomen dat de gegevens die in de jaarrekening en de verklaring staan naar waarheid zijn ingevuld.

Hoe moet dat?

1. Plaatsen van het document

In Client Online zijn er voor SBR Assurance meerdere stromen mogelijk. Meestal worden documenten ingeschoten door een extern pakket. Hierbij kan de jaarrekening + verklaring + handtekening van de accountant in één keer worden ingeschoten. Het document gaat dan direct naar "te accorderen" door cliënt, en de accountant hoeft verder niets meer te doen.

Wanneer de handtekening of de verklaring (of beide) ontbreekt gaat het document naar "te autoriseren". De accountant dient het document dan nog aan te vullen met de benodigde documenten.

Om SBR Assurance in Client Online te gebruiken moeten wij dit eerst voor uw klantenportaal activeren. (Neem hiervoor contact op met onze support desk door een mail te sturen naar support@pinkweb.nl) Vanaf versie 4.1.112 kunt u SBR Assurance zonder tussenkomst van ons direct gebruiken.

Verder dient autorisatie aan te staan. Er moet dan tenminste één kantoorgebruiker zijn die voor alle cliënten mag autoriseren, of meerdere kantoorgebruikers wanneer het kantoor onderscheid wil maken tussen verschillende cliënten en/of document types. Lees in dit artikel meer over het autoriseren van documenten.

2. Accountantsverklaring toevoegen

Wanneer de autoriserende kantoorgebruiker in Client Online het document aanvinkt in Client Online layout, verschijnt er een venster (lightbox) waarin de XBRL accountantsverklaring toegevoegd kan worden. Doet de kantoorgebruiker dat niet, dan kan het document niet worden geautoriseerd, tenzij de accountantsverklaring in XBRL format al aanwezig is. In dat geval wordt deze stap overgeslagen.

Wanneer de accountantsverklaring is toegevoegd en de kantoorgebruiker op opslaan heeft geklikt, wordt de verklaring automatisch gevalideerd en tevens wordt er een pdf render gemaakt.

Nadat de accountantsverklaring als valide is aangemerkt, wordt automatisch het proces voor het zetten van de handtekening gestart.

3. Elektronische handtekening toevoegen

Wanneer de autoriserende kantoorgebruiker in Client Online het document aanvinkt en het document beschikt over een Accountantsverklaring, dan wordt het proces voor het zetten van de handtekening gestart. 

Vooraf dient er een ondertekenpartner te zijn ingesteld onder Accordering → Instellingen → Ondertekenen → SBR Assurance.

Afhankelijk van de gekozen ondertekenpartner kunnen er een aantal stappen tussentijds plaatsvinden, echter in beginsel is het proces hetzelfde.

Wanneer de kantoorgebruiker gebruik maakt van een hardware token, en de benodigde software op zijn PC heeft geïnstalleerd, verschijnt er een venster (lightbox) waarin het beroepscertificaat gekozen kan worden waarmee het document ondertekend dient te worden.

Zodra dat is gedaan wordt er om een pincode of wachtwoord gevraagd die gekoppeld is aan het certificaat waarmee ondertekend wordt. PinkWeb beschikt niet over deze codes. Wanneer de kantoorgebruiker vervolgens bevestigd met OK, wordt het document digitaal voorzien van een handtekening. Dit kan gecontroleerd worden door op de naam van het document te klikken in het overzicht van te autoriseren documenten zodat de documentviewer zich opent. Aan de rechterzijde van het scherm bevindt zich nu een blok waarin staat wie ondertekend heeft, en tot wanneer het certificaat geldig is waarmee ondertekend is.

Wanneer het ondertekenen wordt onderbroken, geannuleerd of op elke andere wijze wordt gestopt verschijnt er een foutmelding in het portaal. Het gehele autorisatieproces is dan afgebroken.

Zie de volgende pagina's voor handleidingen voor de verschillende ondertekendiensten:

- PKI Signing;

- ValidSign.