Start onboarding: inventarisatie

Voordat je begint met de onboarding is het goed om na te denken over een aantal zaken. Onboarden is veel meer dan een technische inrichting, we betrekken zowel medewerkers als klanten bij het project. Onderstaand een aantal aandachtspunten welke van belang zijn voor een succesvolle onboarding.

Project

• Wie worden onderdeel van het project (team)? Denk hierbij aan een persoon per
  discipline die ook fungeert als key-user naar de collega’s;
• Wat wordt de projectscope of scope van de inrichting?
• Hoe worden overige medewerkers betrokken bij het portal traject?
• Wat is de doelstelling van het gebruik van de portal?

Communicatie

• Zijn alle CRM-gegevens compleet?
• Opstellen plan om deze volledig te maken;
• Hoe worden de medewerkers getraind?
• Hoe wordt de portal intern gecommuniceerd?
• Hoe wordt de portal extern gecommuniceerd? (Marketingplan)
• Welke klanten kunnen worden aangeschreven voor de pilot?
• Zijn de Algemene Voorwaarden al toegespitst op gebruik van een online platform?

Inrichting (accordering)

• Wat wordt de naam van de portal?
• Welke beeldmerken worden gebruikt in de portal?
  • Logo, header en achtergrond
• Welke documentstromen worden aangesloten? Denk aan:
  • IB
  • VpB
  • OB
  • LH
  • Jaarstukken
  • Overige documenten (opdrachtbevestiging, verwerkersovereenkomst, offerte)
• Welke documenten moeten geautoriseerd (gecontroleerd) en/of ondertekend worden?
• Hoe worden cliënten aangemaakt en hoe worden mutaties verwerkt?
• Welke collega’s mogen documenten plaatsen en/of autoriseren?
• Welke rechten krijgen klanten binnen de portal?
  • Mag een klant bijvoorbeeld zelf andere gebruikers aanmaken?
  • Mag een klant voor een andere gebruiker accorderingsrechten bepalen?
• Op welke wijze wordt de communicatie vanuit de portal afgevangen? (centraal, per afdeling of relatiebeheerder)
• Hoe wordt er omgegaan met klanten die niet (tijdig) accorderen of kunnen accorderen? (zonder akkoord versturen)

Inrichting (dossier)

• Welke documenten worden via het dossier gedeeld?
• Hoe wordt het dossier opgebouwd? (indien er geen DMS aanwezig is)
• Naar welke mappen mag een klant bestanden uploaden?