Onboarding, wat staat me te wachten?

Onboarding, wat is dat?

Je hebt vast wel eens de term onboarding voorbij zien komen in onze communicatie. Maar wat bedoelen we daar nu eigenlijk mee? Kort samengevat nemen we je in het onboarding traject mee in de wereld van ons klantenportaal.  

Een goede technische inrichting is natuurlijk onderdeel van onze onboarding, maar de juiste kennis, vaardigheden en mindset zijn minstens zo belangrijk. Daarom geven we in dit traject ook de benodigde handvatten om het portaal optimaal te benutten. 

Het onboarding traject van Visma | PinkWeb bestaat uit vijf fases:

• Definitie en ontwerp

In deze eerste fase zetten we het portaal met een basisinrichting op de server. De consultant maakt een afspraak met je voor een kick-off. Tijdens de kick-off besteden we aandacht aan de samenstelling van het projectteam en de bijbehorende communicatie. Na de kick-off deelt je consultant een projectbord  met je. Hierop vind je alle taken, deadlines en uitvoerders. In hoofdlijnen passeren deze punten de revue.

• Ontwikkeling

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: fase twee duurt het langst. En dit heeft een goede reden.  In de ontwikkelingsfase nemen we de bestaande workflows onder de loep en passen we deze aan waar nodig. Hier geldt: eerst denken, dan doen! Waar mogelijk worden processen geoptimaliseerd, om zo efficiënt mogelijk met het portaal te kunnen werken. Werknemers zullen te maken krijgen met nieuwe onderdelen in hun proces. We nemen de werknemer mee in het nut en de noodzaak van de veranderingen.

In deze fase stemmen we ook alle technische zaken af en richten we deze vervolgens in. Denk hierbij aan koppelingen met andere softwarepakketten en Single SignOn koppelingen. Daarnaast bespreken we welke rechten je werknemers en cliënten krijgen binnen het portaal en wie eventuele notificaties gaan ontvangen.

Werknemers die met het portaal gaan werken, ontvangen in deze fase een producttraining.

• Pilot

De pilot is voor veel kantoren één van de meest spannende fases. Dit is het moment dat een eerste selectie cliënten gebruik gaat maken van het portaal. Meestal zijn dit 10 tot 20 cliënten en kiezen we voor een periode van één maand. In de pilotfase testen we de werking van het portaal en hoe cliënten en werknemers met de nieuwe workflows omgaan. Soms rollen hier aandachtspunten uit. In dat geval lossen we deze punten eerst op, voordat we beginnen met de volgende fase.

• Uitrol

In de uitrolfase beginnen we met het echte werk. We gaan zoveel mogelijk cliënten overzetten naar het portaal. Ook hier ondersteunen we waar we kunnen. We starten met het zo goed mogelijk informeren van al je cliënten. Daarna sluiten we ze aan op het portaal.De nieuwe workflows worden definitief van kracht.

Het portaal is nu volledig functioneel en al je werknemers en cliënten zijn op de hoogte van de nieuwe manier van werken. Met andere woorden: het onboarding traject is afgerond! Vanaf dit moment wordt de afdeling support van Visma | PinkWeb je eerste aanspreekpunt bij vragen en opmerkingen.

• Afronding / beheer

Om de onboarding goed af te ronden, zullen we een meeting inplannen om de implementatie te evalueren. Wat ging goed en wat kon beter? Vanaf deze fase is het portaal volledig in beheer van het kantoor zelf. Maar geen zorgen, je staat er niet helemaal alleen voor. Zit je met een vraag of heb je hulp nodig? Onze collega’s van de supportafdeling zijn slechts een telefoontje of e-mail van je verwijderd. Ze staan voor je klaar met antwoorden en advies!