Hoe wordt de deadlinedatum van een te accorderen document bepaald?

Een deadline is een datum die wordt gekoppeld aan een te accorderen document. De deadline wordt gebruikt om:

• Een herinnering te versturen per e-mail 5 dagen voor de deadline aan de gebruikers die moeten/mogen accorderen
• Een herinnering te versturen per e-mail 3 dagen voor de deadline aan de gebruikers die moeten/mogen accorderen
• Een herinnering te versturen per SMS 1 dag voor de deadline aan de gebruikers die moeten/mogen accorderen
• Een bericht te verzenden per e-mail dat een document niet op tijd geaccordeerd is aan de gebruikers die moeten/mogen accorderen en aan het kantoor (geaddresseerd volgens de communicatieinstellingen)

Zie ook het artikel Hoe stel ik een standaard e-mail en/of sms herinnering in?

In de wizard waarmee een document handmatig wordt geplaatst kan een deadline worden gekozen. De waarde van dit veld wordt automatisch ingevuld op basis van het type en de periode van het document (zie hieronder voor een nadere uitleg) Vervolgens is het mogelijk om handmatig een andere waarde te kiezen.

Wanneer een document uit een extern pakket wordt ingestuurd via een koppeling, dan wordt als volgt bepaald wat de deadline van het document is:

1. Wordt er in het verzoek van het externe pakket expliciet een deadline meegestuurd naar Client Online, dan wordt deze deadline gebruikt.
2. Wordt er in het verzoek van het externe pakket GEEN deadline meegestuurd, dan bepaalt Client Online automatisch de deadline, op basis van onderstaand principe.

Bij de leverancier van uw externe pakket kunt u desgewenst nagaan of er een deadline datum mee wordt gestuurd naar Client Online.

De automatische deadline wordt gebruikt op twee plaatsen:

1. Voor het voorinvullen van het deadline veld in de plaats wizard.
2. Voor het bepalen van de deadline van een via een koppeling ingestuurd document, wanneer via de koppeling geen deadline voor het document wordt weergegeven.

De volgende logica wordt gevolgd:

1. Is voor de cliënt waarvoor het document geplaatst wordt gekozen voor 'afwijkende instellingen voor de client' (vierkant kader)? Dan worden de deadlines gekozen die zijn ingesteld bij de blauwe pijl (alleen in de oude lay-out). Deze deadlines worden dus alleen gekozen voor deze betreffende cliënt.

2. Wanneer de deadlines niet zijn ingesteld voor de cliënt, worden de deadlines gekozen die zijn ingesteld voor het kantoor:

Bij het instellen van de deadlines kan worden gekozen uit:

• Uiterste betaaldatum
• Uiterste aangiftedatum
• Vaste datum na het plaatsen (een vaste periode)
• Handmatig (kies een dag/maand)

Nu bepaald is hoe de deadline moet worden bepaald (cliëntinstellingen of kantoorinstellingen) en bekend is welk principe voor het gekozen documenttype moet worden gebruikt, wordt de volgende logica gebruikt:

1. De deadline wordt bepaald op basis van de gemaakte keuzes. Er wrodt dus rekening gehouden met het documenttype, de periode, de cliëntinstellingen en de kantoorinstellingen.
2. Wanneer de bepaalde deadline in het verleden ligt, dan wordt de bepaalde deadline aangepast naar 'morgen'.
3. Wanneer de deadline niet bepaald kon worden (bijvoorbeeld in het geval van een bijzondere periode in combinatie met de keuze Uiterste betaaldatum of Uiterste aangiftedatum), dan wordt als deadline ingesteld op '+ 1 week'.

Hoe om te gaan met de uitstelregeling?

Client Online weet niet welke van uw cliënten deelnemen in een uitstelregeling en wat als gevolg daarvan de deadlines voor deze cliënten zijn. U heeft een aantal mogelijkheden:

• Per cliënt instellen wat de deadline zou moeten zijn.
• Het insturende externe pakket vragen de correcte deadline mee in te sturen naar Client Online.
• Accepteren dat de deadline die het document meekrijgt eerder ligt dan de uiterste aangiftedatum voor uw cliënt als gevolg van de uitstelregeling. De deadline wordt immers enkel gebruikt om herinneringen op te versturen.

Is het mogelijk om een deadline per jaar in te stellen?

Nee, Client Online biedt op dit moment niet de mogelijkheid om per jaar een uitzondering te maken op de deadline.

Hoe wordt omgegaan met autorisatie in relatie tot de deadline?

Momenteel wordt er niet gekeken naar het moment van autoriseren, maar enkel naar het moment van plaatsen van het document. Dit is relevant om te weten in combinatie met de optie 'Vaste datum na plaatsen' of wanneer de deadline in het verleden ligt, of wanneer de deadline niet bepaald kon worden.