Hoe bepaalt Client Online wie van mijn cliënt e-mails ontvangt (communicatieinstellingen)?

Veel acties in Client Online leiden tot het versturen van een e-mail aan een cliënt. Denk aan:

• Er is een document geplaatst ter accordering
• Een document geupload in dossier

Belangrijk om te weten is dat e-mail altijd wordt verstuurd naar gebruiker. Wanneer u op zoek gaat naar wie waarom een e-mail ontvangt, kijk dan altijd naar de e-mailadressen die zijn ingevuld bij een gebruiker. Het e-mailadres dat is ingevuld in de cliëntkaart wordt niet gebruikt om e-mail naar toe te sturen.

Dit kunt u nazoeken in het overzicht van de cliëntgebruikers met toegang tot een cliënt (let op: dit kunnen ook gebruikers zijn van een andere cliënt, met toegang tot de geselecteerde cliënt).

Er wordt gekeken naar de module waaruit het bericht afkomstig is. Bij iedere gebruiker wordt gekeken of het vinkje bij die betreffende modules is aangezet. Alleen gebruikers met het vinkje op aan ontvangen de af te leveren e-mail.

Wanneer gebruik wordt gemaakt van PIN bevestiging, dan wordt geen verdere filtering gedaan.

Wanneer gebruik wordt gemaakt van SMS-bevestiging, dan wordt gekeken naar de accorderingsrechten van de gebruikers van een cliënt. Alleen gebruikers die voor het betreffende type waarover een e-mail wordt verstuurd (bijvoorbeeld over plaatsing, een herinnering, of een onvangstbevestiging) ontvangen de e-mail.

Wanneer uit bovenstaande volgt dat er geen gebruiker is die de e-mail moet ontvangen, dan wordt gekeken naar welke gebruiker van de betreffende cliënt het vinkje 'catchall' aan heeft staan.

Wanneer niemand catchall aan heeft staan, dan wordt er geen e-mail verstuurd aan de cliënt. In veel gevallen ziet u hiervan een foutmelding in het systeem. Uiteraard niet wanneer er een document wordt geplaatst via een koppeling.