NFS koppeling

Wat doet de koppeling

NFS staat voor Network File Sharing. De NFS koppeling wordt gebruikt om een mappenstructuur vanuit het lokale netwerk beschikbaar te stellen aan clienten in het dossier van Client Online. Andersom werkt dat ook, klanten kunnen in Client Online naar een upload map bestanden uploaden die terechtkomen op de vooraf ingestelde netwerklocatie.

 

Hoe werkt de koppeling

Client Online maakt verbinding met de NFS koppeling. Wanneer het dossier in Client Online geopend wordt, word de mappenstructuur in de clientmap live opgehaald. In de instellingen van de koppeling wordt vastgelegd welke map getoond wordt. Alle mappen in deze hoofdmap worden recursief getoond, indien deze bestanden bevat. Bestanden in de hoofdmap worden niet getoond in Client Online.

• Wanneer een bestand wordt geopend, wordt deze live opgehaald door de koppeling.
• Wanneer door de cliënt een bestand wordt geüpload in het dossier, wordt deze in een vooraf gedefinieerde map geplaatst.
• Wanneer een bestand in een map wordt geplaatst die wordt getoond in Client Online wordt hierover een notificatie naar de client gestuurd. De notificatie wordt periodiek verstuurd.

 

Hoe wordt de mappenstructuur ingericht?

Elke cliënt dient in de mappenstructuur op hetzelfde niveau een eigen map te hebben, die begint of eindigd met het clientnummer. Bijvoorbeeld: “12345 - clientnaam” of “Clientnaam - 12345”. Deze map kan het volledige dossier van de cliënt bevatten, die ook voor interne doeleinden gebruikt wordt. In de map van de cliënt dient vervolgens een map aangemaakt te worden die gedeeld wordt in Client Online, bijvoorbeeld “Portal” of “Klantportaal”. In de instellingen van de koppeling wordt vastgelegd hoe deze map heet. Alle submappen in de portal map worden getoond in Client Online.

 

Voorbeeld:

 

C:\Clienten\12345 - clientnaam\Portal

 

In de portal map kunnen onbeperkt, en naar wens mappen worden aangemaakt die met de client gedeeld worden.

 

Voorbeeld:

 

C:\Clienten\12345 - clientnaam\Portal\Permanent Dossier

C:\Clienten\12345 - clientnaam\Portal\Administratie\2020

C:\Clienten\12345 - clientnaam\Portal\HR Diensten

C:\Clienten\12345 - clientnaam\Portal\Overig

 

Client Online upload bestanden die door de cliënt met het kantoor worden gedeeld. Dit gebeurt direct wanneer de cliënt een bestand upload in de upload map. Deze bestanden worden in een algemene upload map geplaatst in de clientmap. De naam hiervan wordt vooraf bepaald, en naar wens ingesteld.

Voorbeeld:

 

C:\Clienten\12345 - clientnaam\Portal Upload

 

Tevens upload Client Online geaccordeerde documenten naar de mappenstructuur. Per accorderingsdocumenttype kan worden ingesteld naar welke map deze geupload dient te worden. De naamgeving van het geuploade accorderingsdocument staat vast, en kan niet worden aangepast.

 

Voorbeeld:

 

Er is een Omzetbelasting aangifte door de client geaccordeerd:

C:\Clienten\12345 - clientnaam\Omzetbelasting aangiften

 

Er is een jaarrekening door de client geaccordeerd:

C:\Clienten\12345 - clientnaam\Jaarrekeningen

 

Technische informatie

De NFS koppeling werkt op basis van een door Visma | PinkWeb ingekocht product genaamd Frends (uitgebracht door HiQ Finland), en wordt ondersteund door Visma Connect. Om de NFS koppeling te gebruiken dient er een Frends agent geïnstalleerd te worden op een server in het netwerk van het kantoor. De Frends agent is een programma dat taken kan uitvoeren op basis van signalen en processen die het ophaalt. Dit zorgt er voor dat een Frends agent meerdere taken kan uitvoeren, en doordat de  Frends agent verbinding maakt naar buiten, hoeft er geen port forwarding plaats te vinden. De Frends agent draait als een service namens een gebruiker. De systeembeheerder kan de rechten van deze gebruiker naar wens beperken, met inachtneming van de werking van de gewenste koppeling. Meer informatie over de werking van een Frends agent is beschikbaar via de documentatie van Frends.

 

Client Online koppelt met een PinkWeb Dossier API, die op basis van een aantal voorwaarden een bericht klaarzet voor de Frends agent op de server, die op zijn beurt het bericht ophaalt en verwerkt.

 

Voorwaarden voor gebruik

De koppeling dient te worden geïnstalleerd op een server die minimaal aan de volgende eisen dient te voldoen:

• Windows Server 2012 R2 (of hoger)
• .NET framework 4.7.1
• Bij voorkeur 4vcpu, 8GB RAM geheugen, 1 GB hardeschijfruimte
  Het hangt sterk af van de hoeveelheid cliënten en het gebruik van de koppeling hoeveel geheugen en andere resources benodigd zijn.
• Outbound internet toegang via poort 443 (voor https) en poorten 9350 t/m 9354, poort 5671 en 5672 (voor Azure service bus zonder restrictie op IP adressen)
• Een Windows gebruiker namens wie de service draait, met lees-toegang tot de benodigde mappen op het netwerk, en schrijf-toegang tot de benodigde mappen op het netwerk.

 

Foutmeldingen

Wanneer er iets mis gaat, gaat Client Online doorgaans duidelijk aan wat er aan de hand is. Controleer in ieder geval het volgende:

• Bevat de map van de client het juiste clientnummer, en is dit in het juiste format “12345 - clientnaam” of “Clientnaam - 12345”.
• Het bestand dat gedownload wordt mag momenteel niet groter zijn dan 50 MB, deel het bestand op in kleinere delen.
• Het bestand mag niet geopend worden wanneer het op de lijst staat van niet toegestane bestandstypes.
• De Frends agent service draait
• De Frends agent service gebruiker heeft toegang tot de juiste mappen en bestanden

Indien bovenstaande het probleem niet verhelpt, neem contact op met Visma | PinkWeb Support.