HOE EFFECTIEF CLIËNTGEGEVENS UITVRAGEN?
Als accountant heb je regelmatig informatie nodig van je cliënten. Voor aangiftes, jaarrekeningen, aanvulling van het dossier en ga zo maar door. Je vraagt deze informatie op dit moment misschien uit via email of programma’s als WeTransfer en Dropbox.
Dit is niet de ideale aanpak. Het kost vaak heel wat telefoontjes en mails om alle documenten en gegevens te ontvangen die je nodig hebt. Daarnaast zijn deze gegevens vaak vertrouwelijk en email is een onveilige manier om de informatie uit te wisselen. Programma’s voor het uitwisselen van documenten zijn veiliger, maar je bent veel tijd kwijt met het werken via verschillende aanlevermethodes en processen.
Het liefst wil je snel belangrijke informatie uitwisselen en direct met de klant communiceren. Dit doe je met de PBCL: de Prepared By Client List. Dit is een lijst van door de klant aan te leveren stukken.
Client Online van PinkWeb maakt het makkelijk om zo’n lijst samen te stellen. Via onze online omgeving vraag je met vragenlijsten alle benodigde informatie met een paar muisklikken op. Snel, gestructureerd en via één centrale, veilige omgeving.
In deze best practice vertellen we je over de verschillende manieren waarop je in Client Online gegevens uitvraagt. We geven je meer informatie over:
WAT IS FORMULIER ONLINE EN HOE GEBRUIK IK HET?
Met Formulier Online kun je op een veilige manier informatie uitvragen bij cliënten. Denk aan gegevens die nodig zijn voor de IB aangifte of het samenstellen van de jaarrekening, maar het kan ook gebruikt worden voor de controle praktijk. PBCL lijsten (prepared by client list) kunnen ook als formulier worden opgevoerd voor de controle van de jaarrekening. De cliënt ontvangt een formulier en kan vervolgens de gevraagde documenten uploaden en voorzien van commentaar. Na het insturen zijn de documenten los of als zip-bestand te downloaden voor verdere verwerking.
HOE RICHT IK EEN FORMULIER IN?
Simpel: stel een nieuwe vragenlijst op binnen Formulier Online. Lees op onze serviceomgeving hoe je dit moet doen.
HANDIGE FUNCTIONALITEIT DIE BINNEN EEN FORMULIER KAN WORDEN GEBRUIKT
- Je kunt een upload vraag instellen voor vragen waarbij een document nodig is ;
- Je kunt bepaalde vragen verplicht stellen, zodat je zeker weet dat alle informatie bij elkaar wordt aangeleverd;
- Je kunt vraaggroepen instellen, zodat je vragen per categorie kunt bundelen;
- Je kunt documenten ter download aanbieden, deze kunnen door de cliënt worden gedownload, ingevuld en weer worden geüpload.
COMMUNICATIE
Als er vanuit een projectgroep wordt gewerkt aan (bijvoorbeeld) een eindejaarscontrole, dan kunnen deze personen een notificatie ontvangen wanneer de cliënt het formulier instuurt. Dit is onafhankelijk van de communicatie instellingen in het portaal.
STANDAARD VRAGENLIJST SJABLOON
Het is mogelijk om een formulier in te stellen als sjabloon. Medewerkers kunnen dit sjabloon selecteren en beschikbaar stellen, maar niet bewerken. Zo zorg je ervoor dat het bronbestand niet wordt aangepast. Als er vragen zijn die niet gelden voor de cliënt, dan kunnen deze makkelijk worden gedeselecteerd voordat de vragenlijst wordt verstuurd.
TOEGANG VOOR MEERDERE GEBRUIKERS
Zijn er bij de cliënt meerdere gebruikers die de informatie aanleveren? Met de optie ‘tussentijds vrijgeven’ kan de vragenlijst na het invullen door een gebruiker weer worden vrijgegeven voor een andere gebruiker.
Wanneer het formulier beschikbaar is gesteld aan de cliënt, krijgen de gebruikers automatisch een notificatie met een directe link naar het betreffende formulier. Deze is ook zichtbaar op het dashboard van de cliënt.
Na het openen van het formulier kan de cliënt gemakkelijk de gevraagde bestanden uploaden in het formulier.
UITVRAGEN AAN TE LEVEREN STUKKEN JAARREKENING (PBCL-LIJST)
Het is erg makkelijk om PBCL-lijsten die beschikbaar worden gesteld aan cliënten om te zetten naar een formulier. Hiermee wordt de uitvraag van deze gegeven gedigitaliseerd, zijn de resultaten centraal inzichtelijk en wordt alles binnen een beveiligde omgeving verwerkt.
1. Geef het formulier een titel, bijvoorbeeld Uitvraag Eindejaarscontrole Boekjaar 2021
2. Stel de vragen op in het formulier. Kies hierbij voor de ‘upload’ vraag, gevolgd door een tekstveld voor eventuele opmerkingen. Vragen kunnen worden gegroepeerd voor een beter overzicht. Kies hiervoor de optie Indeling – ‘Vraaggroep’
3. Activeer de optie Vraag selectie.
4. Zet de status op ‘Gereed voor gebruik’
5. De vragenlijst kan nu beschikbaar worden gesteld.
6. Kies voor de optie ‘Tussentijds vrijgeven van formulier’ wanneer meerdere personen de vragenlijst moeten invullen
7. Selecteer bij stap 3 welke teamleden een notificatie moeten ontvangen zodra de vragenlijst retour wordt gestuurd. Deze notificatie wordt afzonderlijk van de communicatie-instellingen verstuurd.
8. Wanneer de vragenlijst op basis van een standaard sjabloon wordt verstuurd, is het mogelijk om in stap 4 aan te geven welke vragen eventueel niet in de vragenlijst moeten worden getoond.
9. Na het versturen staat de vragenlijst klaar voor de cliënt en kan deze online ingevuld worden.
De vragenlijst wordt automatisch opgeslagen. De cliënt kan er op elk gewenst moment mee verder.
De resultaten van de vragenlijst zijn te downloaden als zip-bestand of kunnen vanuit het portaal worden bekeken en gedownload.
VOORDELEN
– De lijst voor het opvragen van stukken kan vertaald worden naar een online vragenlijst.
– Gemakkelijk online in te vullen door de cliënt
– Automatische herinneringen op de beschikbaar gestelde vragenlijst
– Gemakkelijk cliënt specifieke vragenlijsten te maken
– Centraal overzicht van de beschikbaar gestelde vragenlijsten
NADELEN
– Resultaten zijn pas inzichtelijk wanneer het formulier retour wordt gestuurd.
– Resultaten dienen uit het portaal gedownload te worden
– Geen tussentijds statusoverzicht
Met de CaseWare tool Prepare By Client List (PBCL) wordt het mogelijk om documenten uit te vragen en direct in te lezen in CaseWare. Vanuit CaseWare kan een vragenlijst worden samengesteld aan de hand van de gegevens die nog missen in het jaardossier. CaseWare maakt vanuit hier automatisch een vragenlijst aan binnen Client Online en stelt deze beschikbaar aan de cliënt. Na het invullen worden de aangeleverde gegevens automatisch ingelezen in CaseWare en op de juiste plek in het dossier gezet.
CaseWare PBCL wordt standaard uitgeleverd via de Samenstel Manager en CaseWare Controle Manager.
Klik hier voor een video over deze koppeling.
UITVRAGEN GEGEVENS MIDDELS DOSSIER ONLINE
We hebben het gehad over gegevens uitvragen via Formulier Online en de PBCL-koppeling. Maar wist je dat je informatie ook ‘gewoon’ kunt uitvragen via het online dossier? Bijvoorbeeld voor het samenstellen of de controle van de jaarrekening.
Dossier Online biedt de mogelijkheid om documenten die door de cliënt zijn geüpload direct te verwerken. Het is dus niet nodig om te wachten tot de cliënt de documenten “instuurt” zoals bij een formulier. Daarnaast zijn de documenten met een netwerkkoppeling ook direct vanuit de Windows Verkenner te verwerken en is downloaden uit het portaal niet nodig.
Dit doe je door mappen aan te maken in het dossier van de cliënt waar hij gegevens in kan slepen. Een groot voordeel van deze methode is dat je aangeleverde bestanden direct kunt inzien en verwerken. Dit kan ook tussentijds, terwijl je met Formulier Online moet wachten tot de hele vragenlijst is ingevuld.
Maak je al gebruik van een koppeling tussen je Document Management Systeem (DMS) en Cliënt Online, dan is het ook mogelijk om naast dit dossier een aparte structuur aan te maken.
Wanneer de mappenstructuur is aangemaakt en deze kan gebruikt worden bij meerdere cliënten, dan kun je deze gemakkelijk kopiëren naar andere cliënten. Kies hiervoor in het menu de optie ‘mappenstructuur kopiëren’.
Naast de beschikbaarheid van bestanden in het digitale dossier van de cliënt, is het mogelijk om de bestanden middels een koppeling met je verkenner te raadplegen. Op deze manier kan je de bestanden direct vanuit je verkenner structuur verwerken.
HOE RICHT IK DIT IN?
Maak een template dossier aan die kan worden gekopieerd naar cliënten voor wie de jaarrekening wordt samengesteld of gecontroleerd.
Kopieer de mappenstructuur naar de cliënten voor wie de functionaliteit gewenst is. Je kunt eventueel na het kopiëren per cliënt mappen verwijderen of toevoegen.
Eventueel kan in de hoofdmap een lijst en/of handleiding worden geplaatst voor de aan te leveren documenten. De mappenstructuur in het portaal komt overeen met de hoofdstukken in de handleiding. Zo kan de klant direct de documenten uploaden in de daarvoor bestemde map.
Het dossier is nu voor de cliënt klaar om stukken te uploaden. Er wordt een notificatie gestuurd zodra de cliënt documenten uploadt. Het is afhankelijk van de communicatie-instellingen wie deze notificatie ontvangt.
AANPASSEN RECHTEN OP DOSSIERMAPPEN
Wil je niet dat andere gebruikers bij de cliënt toegang hebben tot het dossier voor het aanleveren van de (jaar)stukken, dan kun je gemakkelijk de rechten van het dossier aanpassen. Selecteer hiervoor de map waarop je de rechten wilt beperken en kies voor “Rechten”
In het pop-up scherm kan per gebruiker bij de client worden aangeven wat de rechten op de map en eventuele submappen moet zijn. In onderstaand voorbeeld heeft Gebruiker 1 volledig recht op de mappen en Gebruiker 2 heeft geen rechten en ziet hierdoor de mappen ook niet in het dossier staan.
VERWERKEN VAN INGEKOMEN DOCUMENTEN
Als de cliënt documenten heeft aangeleverd, dan kunnen deze standaard vanuit het online dossier worden gedownload naar het eigen netwerk op computer.
Ga hiervoor naar het dossier van de cliënt op het portaal en selecteer het document of de documenten die moeten worden gedownload. Er verschijnt na het selecteren een menubalk onderaan het scherm. Hiervoor kan de optie download worden gekozen.
Wil je bestanden direct het samensteldossier in slepen? Dan is het mogelijk om met de Verkenner van Windows het cliëntdossier in het portaal te integreren.
Ga hiervoor in Windows naar Deze PC en selecteer ‘maak verbinding met het Online Dossier van de portal’. Lees hier de volledige handleiding.
Na het koppelen, kunnen de dossier worden benaderd vanuit het eigen netwerk en kunnen bestanden direct worden verplaatst.
VOORDELEN
- Resultaten zijn direct inzichtelijk.
- Er wordt een notificatie verstuurd wanneer de cliënt een document upload
- Documenten zijn direct vanuit de Verkenner te verwerken in het jaardossier
- Veilig online documenten aanleveren
- Er kunnen ook bestanden (templates) aan de cliënt aangeboden worden om te downloaden.
- De rechten op de mappen zijn aan te passen. Hiermee zorg je ervoor dat alleen geautoriseerde personen het dossier kunnen inzien.
NADELEN
- Er is geen statusoverzicht of voortgang
- Er worden geen automatische herinneringen verstuurd
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.