Peter Klein van Afier over Dapas en PinkWeb

Accountancyplatform Client Online en de Dapas Process Manager (DPM) zijn samen een ideale oplossing voor het optimaliseren van het jaarrekeningproces. Peter Klein, IT-adviseur en mede-eigenaar van accountantskantoor Afier, onderschrijft dit. ‘Bij ons gaan de mensen vóór de cijfers. Vanuit die gedachte willen we onze processen zo duidelijk en inzichtelijk mogelijk maken.’

Afier is een middelgroot accountantskantoor uit Tynaarlo. Klein: ‘We zijn met 50 medewerkers en werken vanuit 3 disciplines: accountancy, belastingadvies en audit. We bestaan inmiddels 15 jaar en bedienen MKB-ondernemers uit allerlei sectoren.’

In 2018 viel bij Afier de keuze voor digitalisering van een aantal werkprocessen. Deze keuze werd vooral gemotiveerd door strenger wordende regelgeving. ‘Steeds meer klanten vroegen vanuit de AVG of ze gegevens veiliger konden aanleveren. Client Online van PinkWeb is een platform waarmee we gegevens veilig kunnen uitwisselen’, aldus Klein. ‘Daarnaast wilden we het proces van de jaarrekening verder optimaliseren. Dit had ook te maken met regelgeving. Zo moeten we kunnen aantonen dat een dossier binnen 60 dagen wordt gesloten.’

Dit kan met de DPM en Client Online, zegt Klein. ‘Het hele jaarrekeningproces verloopt digitaal. De DPM dwingt standaardwerkwijzen af volgens de verplichte stappen vanuit de NV COS 4410. We zijn dus aantoonbaar compliant en borgen dat we alle stappen doorlopen. We zien in één oogopslag wat de status is van een document, welke stappen nog moeten worden gezet en wie verantwoordelijk is op welk moment. Stukken komen direct terecht in het online dossier van de clIënt in Client Online. Als de klant iets moet doen dan krijgen ze vanuit het portaal een notificatie. We krijgen makkelijk en snel een digitaal akkoord en we kunnen de jaarrekening via het portaal doorzetten naar de KvK. We ontvangen bericht als het hele proces is doorlopen en dan sluiten we het dossier. De workflows in Dapas worden automatisch afgerond en klaargezet voor het volgende jaar.’

Klein vindt naast de compliancy dan ook de duidelijkheid van deze werkwijze het grootste voordeel. ‘We weten precies wat de status is van de jaarrekening. Eerder kon deze zoveel routes doorlopen dat we nooit precies wisten waar hij zich in het proces bevond. Er was hooguit een gevoel. Dat gevoel is nu vervangen door feiten.’

Heb jij ook behoefte aan optimale procesworkflows, inzicht, compliance en kortere doorlooptijd? We laten je graag zien hoe je efficiënt het jaarrekeningproces doorloopt, realtime inzicht krijgt in je werkvoortgang en hoe je met onze oplossing compliance afdwingt. Meld je aan voor ons webinar!